Kegiatan Kearsipan

KEGIATAN KEARSIPAN

A.                Pengertian Kearsipan

Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagi berikut.

1.      Kamus administrasi ; kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya

2.      2R. Soebroto, kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusututan dan pemusnahan arsip

3.      Drs. E . Martono kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar system tertentu serta prosedur tertentu yang sistematis sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan maka dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatua kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan system tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan maka dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat (cepat)

B.                Kegiatan Kearsipan

Menurut Drs. Karso, kegiatan kearsipan meliputi kegiatan-kegiatn berikut ini.

1.      Kegiatan Penciptaan

Kegiatan penciptaan merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri atas pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar (mail handling), baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola baru). Untuk surat masuk, dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolah, sampai dengan surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar, dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai dengan surat tersebut dikirim dan tindasannya siap untuk disimpan.

2.      Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)

               a. Kegiatan penyimpanan (filing, adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas       yang ditandai dengan tanda disposisi dep (diponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukkan ke dalam filing cabinet.

             b. Kegiatan penemuan kembali (finding), adalah kegiatan yang dimulai dari permintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpannya sesuai dengan kode simpannya.

3.      Kegiatan penyelamatan

Kegiatan penyelamatan adalah kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak, atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip. Kegiatan tersebut terdiri atas berbagai kegiatan berikut ini.

a.       pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia)

b.      b. pemeliharaan, adalah kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif). Misalnya, selama dalam pemeliharaan ini benda-benda arsip perlu disemprot dengan obat anti hama (fumigasi) atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman dari kerusakan.

c.       c. Perawatan, adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yag telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan setelah kerusakan terjadi (represif). Misalnya, jika diketahui sesuatu benda arsip dalam keadaan rusak/benar-benar dalam keadaan rusak sedangkan arsip tersebut masih diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya ialah arsip tersebut dilaminasi (diberi lapisan plastik), kemudian dimikrofilmkan. Apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut , cukup ditunjukkan mikrofilmnya saja, sedangkan arsip aslinya tetap disimpan.

4.      KegiatanPenyusutan

Kegiatan penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan , terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip yangtersimpan benra-benar arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi:

a.     Penilaian/pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan tidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya ke Unit Sentral.

b.   pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang benar-benar masih dipergunakan.

c.    Penyerahan, adalah suatu kegiatan meneyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional pusat/ Arsip Nasional Daerah atau kepada pemerintah Daerah Tingkat I masing-masing provinsi.